Automatisering av arbeidsprosesser

Automatisering av arbeidsprosesser

Automatisering av arbeidsprosesser betyr å definere stegene en oppgave går gjennom fra start til slutt, og koble stegene til systemene dine. Når en forespørsel opprettes, starter flyten av seg selv, godkjenninger går i riktig rekkefølge til riktig person, og varsler sendes når stegene er fullført.

Hvilke prosesser automatiseres?

• Utarbeidelse og godkjenning av tilbud
• Innkjøpsforespørsler og godkjenningskjeder
• Oppretting av nye kunder eller leverandører
• Klargjøring av ordrer og godkjenning av forsendelse
• Søknader om ferie, utlegg og forskudd
• Håndtering av service- og supportforespørsler

Kostnaden ved arbeid som sendes fra hånd til hånd

Når en prosess går via e-post og meldinger, legges de samme dataene inn flere ganger, ingen vet hvem som skal godkjenne, og arbeidet stopper den dagen én person er borte. Etter automatisering tilhører prosessen en definert flyt, ikke en person: hvert steg har en eier, en tidsfrist og en registrert status.

Godkjenninger og varsler

Godkjenningsregler kan defineres ut fra beløp, kategori, region eller person. Forespørsler over en terskel går til en høyere godkjenner, og et steg som har overskredet fristen, utløser en påminnelse. Slik beveger godkjenningsflyten seg uten at noen må purre.

Kobling mot systemene dine

Prosessen kobles til verktøyene du allerede bruker: nettskjemaer, regneark, e-post, ERP, CRM eller nettbutikkplattformen. Data som legges inn én gang, skrives automatisk til de relevante systemene, og dobbel registrering forsvinner.

Håndtering av unntak

I virkeligheten finnes det alltid unntak. I analysen skrives også disse ned: hvor prosessen går i et uvanlig tilfelle, hvem som griper inn og hvordan det registreres. Det er disse detaljene som avgjør om automatiseringen lykkes.

Pris

Prisen avhenger av antall steg, godkjenningsnivåer, systemer som skal kobles og hvor komplekse unntaksreglene er. Startprisen er et anslag før analyse; et fast tilbud kommer når omfanget er avklart.

Beskriv prosessen steg for steg, så kartlegger vi hvilke deler som kan automatiseres.